Témoignage de Adam Ed-Doumi, Contract & Claim Manager Freelance :
J’anime régulièrement des présentations des éléments clés des contrats, et je mets en avant les points suivants :
- Tout d’abord un moment d’échanges avec l’équipe, pendant lequel on se pose ensemble dans une salle pour construire une stratégie gagnante pour la réussite du projet.
- Les présentations permettent de lancer une discussion sur l’organisation du projet et sur le « qui fait quoi », notamment sur les aspects de communication avec le MOA, le MOA et de façon générale les tiers. Ces sessions ont permis de clarifier les rôles et responsabilités de chacun, de rappeler les mécanismes contractuels essentiels (notifications, délais, gestion des changements, réclamations, etc.) et de mettre en lumière les clauses critiques du contrat.
- Ces sessions conduisent assez rapidement à des débats sur l’application difficile de certaines clauses, et sur le non-respect de certaines clauses par le MOE/MOA constatées sur d’autres projets vécus par les membres de l’équipe [NDLR : j’interviens plutôt côté Entreprise]. Ces discussions sont importantes parce qu’elles constituent une des résistances au Contract Management (« pourquoi s’occuper du contrat, de toute façon personne ne le respecte ») et permettent de proposer des parades à l’équipe projet et de rappeler les enjeux et les risques pour l’entreprise, au-delà de la gestion quotidienne du projet. Il s’en dégage ainsi une stratégie pour la gestion du contrat concerné que l’équipe va déployer avec le Contract Manager !
Témoignage de Rolland Terrin, Responsable du Pôle Contract Management du Groupe ONET
Il m’a récemment été demandé de synthétiser les éléments clés, obligations, risques et opportunités contractuels d’un contrat cadre de plus de 300 pages que nous venions de signer. Après en avoir fait une analyse détaillée, j’ai effectué une session de sensibilisation contractuelle mieux connue sous le nom de Contract Awareness. Sur un support Powerpoint j’ai ainsi présenté, sur une demi-journée et auprès d’une dizaine de personnes, les clauses qui me semblaient essentielles au bon déroulement de ce contrat telles que les pièces constitutives et leur ordre de prévalence, les Parties prenantes, les prestations, la durée, les pénalités, le prix et la facturation, les modifications, les livrables… Beaucoup de thème que j’ai abordé avec un support volontairement simple et accessible : une trentaine de slides, un vocabulaire simple et adapté à l’auditoire, une mise en avant de nos obligations fortes, un rappel de certains délais à respecter et des opportunités potentielles.
Cette présentation a permis aux opérationnels de mieux appréhender certaines obligations ainsi que leur mise en pratique, de partager les points d’attention et définir les bases de la stratégie de gestion contractuelle. Le support a ainsi été déployé au sein des Directions en charge des contrats d’application.
Certes, cette Contract Awareness a nécessité une étude approfondie du contrat (souvent chronophage) mais s’avère un investissement très apprécié des opérationnels facilitant la mise en place d’une gestion contractuelle efficace. Au regard des nombreux retours positifs, il est probable que cette pratique demeure incontournable sur l’ensemble de nos contrats complexes à enjeux.
